Sehubungan dengan upaya peningkatan kualitas tata kelola administrasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Asahan, bersama ini disampaikan bahwa kami telah melaksanakan uji coba sistem penyusunan naskah dinas berbasis kecerdasan buatan (AI). Uji coba ini bertujuan untuk memastikan efektivitas, akurasi, dan kesesuaian format naskah dinas yang dihasilkan dengan pedoman tata naskah dinas yang berlaku, serta untuk menguji stabilitas sistem dalam memproses permintaan penyusunan draf surat.
Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilakukan, sistem mampu menghasilkan draf naskah dinas yang memuat struktur lengkap, mulai dari pembuka, uraian maksud, rincian pelaksanaan, penekanan kepatuhan, hingga penutup yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia kedinasan. Penggunaan AI dalam penyusunan naskah dinas ini diharapkan dapat mempercepat proses administrasi perkantoran, mengurangi beban kerja administratif, serta meminimalisir kesalahan teknis dalam penulisan naskah dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Asahan.
Dalam penyusunan naskah dinas, kami tetap berpedoman pada Peraturan Bupati Asahan Nomor 34 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Asahan. Seluruh draf yang dihasilkan oleh sistem tetap memerlukan verifikasi dan paraf koordinasi dari pejabat yang berwenang guna memastikan substansi isi surat telah selaras dengan kebijakan daerah, peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta prinsip-prinsip pengelolaan keuangan daerah sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019.
Kami berkomitmen untuk terus melakukan evaluasi terhadap penggunaan teknologi ini agar tetap relevan dengan kebutuhan organisasi dan standar kearsipan yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip. Integrasi teknologi ini diharapkan menjadi langkah awal dalam mendukung transformasi digital pada tata kelola pemerintahan di Kabupaten Asahan.
Demikian disampaikan untuk menjadi maklum. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, diucapkan terima kasih.